Polonia Breda BCV Polonia

Huishoudelijk reglement

Contributie en geldmiddelen:

De omschrijving van overige geldmiddelen is eenduidig volgens artikel 7 van de statuten.

 

 

Omschrijving (ere)leden / donateurs / sponsors:

De vereniging bestaat uit: leden, gezinsleden, donateurs en sponsors.

 

Alleenstaande leden:
dit zijn leden die hun persoonlijk lidmaatschap betalen ( voor 1 persoon)

Gezinsleden:
deze bestaan uit man + vrouw (of partner) waarbij inbegrepen eventueel minderjarige (ongehuwde) inwonende kinderen;

55+ leden:
betalen een gereduceerde contributie, dit dienen ze onder opgave van de geboortedatum, bij de penningmeester of secretaris te melden;

Ereleden:
Zijn vrijgesteld van contributiebetaling.

Donateurs:
Deze storten aan de vereniging een jaarlijkse bijdrage van tenminste tien euro  ( € 10,--)

Sponsors:
Deze betalen een vrijwillige bijdrage. Bij meer dan € 250,- is de sponsor vrijgesteld van de contributiebetaling van de vereniging voor dat jaar als hij/zij lid is.

 


Verkrijging lidmaatschap:

a) het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit, door het bestuur genomen;
b) de aanvraag wordt gedaan middels een door het bestuur beschikbaar te stellen formulier ;
c) de leden zijn in principe meerderjarig;
d) de leden onderschrijven met hun lidmaatschap de statuten en huishoudelijk reglement van de vereniging;

 

 

Beëindiging van het lidmaatschap:
zie artikel 8 van de verenigingsstatuten.

 

t.a.v. artikel 8 punt 3
Bij het niet tijdig betalen van de contributie, zal bij een 2e of herhaald verzoek tot betaling, het lidmaatschap automatisch worden beëindigd, indien het lid NIET binnen 1 maand, na het herhaald verzoek, de contributie heeft betaald.

 

 

Taak bestuursleden:

 

Algemene bestuurstaken

1. Behoudens de beperking volgens de statuten, is het bestuur belast met het besturen van de Vereniging;
2. Alle bestuursleden zijn belast met het uitvoeren van werkzaamheden welke door of namens de Vereniging worden georganiseerd o.a. tijdens festiviteiten, herdenkingen etc.
3. Het bestuur is bevoegd onder haar verantwoordelijkheden bepaalde onderdelen van haar taak te laten uitvoeren door commissies welke door het bestuur worden benoemd.

 

Voorzitter:
De specifieke taken van de voorzitter zijn:
a) het onderhouden van de contacten met andere verenigingen, organisaties en instellingen;
b) heeft de leiding bij het organiseren van evenementen en andere activiteiten van de vereniging;
c) het contact leggen en onderhouden met personen en organisaties die voor de vereniging iets uitvoeren cq optreden tijdens een feestavond of een andere festiviteit;

 

Secretaris:
De specifieke taken van de secretaris zijn:
a) schrijft periodiek bestuursvergaderingen uit, maakt notulen van de ledenvergaderingen en bestuursvergaderingen en zorgt voor archivering en maakt voor de ledenvergadering het jaarverslag van de vereniging;
b) stelt in overleg met het dagelijks bestuur een agenda voor de vergaderingen op;
c) heeft contacten met de leden van de vereniging;
d) draagt zorg voor de correspondentie namens de vereniging voor de inkomende en uitgaande post en heeft tevens het correspondentieadres van de vereniging;
e) draagt zorgt voor de ledenlijst en muteert deze in nauw overleg met de penningmeester.


Penningmeester:

De specifieke taken van de penningmeester zijn:
a) beheert de financiën van de vereniging en zorgt voor incasso van de contributie en andere periodieke inkomsten voor de vereniging;
b) zorgt voor een overzichtelijke boekhouding van inkomsten en uitgaven;
c) doet verslag op de algemene ledenvergadering van de financiën van de vereniging en dient voor het komende verenigingsjaar een begroting in;
d) zorgt ervoor dat de kascommissie op tijd, voor de jaarlijkse ledenvergadering, de interne controle kan uitvoeren;
e) draagt zorg, dat betalingen uit de verenigingskas worden gedaan met een behoorlijke kwitantie / nota of een specificatie waarvoor en aan wie de betaling heeft plaats gevonden.

 

Dagelijks bestuur;
Bestaat uit: voorzitter, secretaris en penningmeester.

 

Het dagelijks bestuur behandelt die zaken welke geen uitstel gedogen alsmede die welke hen wordt opgedragen.
Het deelt zijn besluiten ter bekrachtiging op de eerstvolgende bestuursvergadering mede.

 

Jaarlijkse algemene ledenvergadering;

I. deze wordt in het voorjaar gehouden;
II. dag, uur en plaats worden door het bestuur vastgesteld;
III. de leden op de algemene vergadering hebben het recht om voorstellen in te dienen en eventueel de ingediende plannen van het bestuur te wijzigen of aan te passen. Deze  voorstellen dien(en)t dan wel met volstrekte meerderheid van stemmen te worden aangenomen c.q. goedgekeurd. (meerderheid is, tweederde van de aanwezige leden)
IV. is uitsluitend voor de leden toegankelijk;
V. alleen het bestuur kan in bijzondere gevallen niet leden, sprekers of bijzondere gasten toestemming verlenen de ledenvergadering bij te wonen;
VI. door het bestuur wordt een rooster van de aftredende bestuursleden bijgehouden i.v.m. het periodiek aftreden van bestuursleden.

 

Procedure bestuurskandidaten:

1. aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar;
2. leden van de vereniging kunnen zich kandidaat stellen als bestuurslid en dienen dit schriftelijk te doen bij het secretariaat. De brief dient tenminste drie dagen voor de datum van de algemene ledenvergadering te zijn ingediend bij het secretariaat;
3. zijn geen tegenkandidaten gesteld, dan wordt geen verkiezing gehouden en geldt de door het bestuur gestelde kandidaat als gekozen.

 

Kascommissieleden:
Deze worden benoemd door de algemene ledenvergadering en bestaan uit twee
leden. Elk jaar treedt 1 lid af en wordt een nieuw lid benoemd.


Bestuursvergaderingen:
Bestuursvergaderingen worden naar gelang de behoefte, doch minimaal vier maal per jaar, door de voorzitter, secretaris of op voorstel van 2 bestuursleden belegd.
Een bestuursvergadering is niet tot besluiten bevoegd indien niet ten minste de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.


Algemene gang van zaken betreffende jubilea en overlijden van (bestuurs)leden, ereleden en sponsors van de vereniging.

 

Jubilea:
a) Indien de vereniging wordt ingelicht over de viering van een jubileum, schriftelijk of mondeling en daarvoor officieel wordt uitgenodigd, zal de persoon die namens de vereniging deze bijeenkomst bezoekt een bloemetje meenemen ter waarde van € 15,--;
b) bij het vernemen van een jubileum vanuit de plaatselijke dag / weekbladen als algemene kennisgeving, zal er door de vereniging een felicitatiekaart worden verzonden;
c) op een binnengekomen bericht via derden zal geen actie worden ondernomen.
 
Overlijden:
Leden van de vereniging.
a) Indien de vereniging wordt ingelicht, via een officiële rouwbrief, dat een lid van de vereniging is overleden en daarvoor officieel, op begrafenis of crematie wordt uitgenodigd, zal één van de bestuursleden aanwezig zijn;
b) bij het vernemen van een overlijden vanuit de plaatselijke dag / weekbladen als algemene kennisgeving, zal er door de vereniging een condoleancekaart worden verzonden;
c) op een binnengekomen bericht via derden zal geen actie worden ondernomen.

 

Oud-strijder:
Bij het bekend zijn van het overlijden, via een officiële rouwbrief, van een Poolse oud-strijder zal, een bestuurslid van de vereniging de uitvaart bezoeken. Indien de oud-strijder lid is van de vereniging, wordt gezorgd voor een bloemstuk ter waarde van  € 25,--.


Bij het bekend zijn, via een officiële rouwbrief, van het overlijden van de echtgenote van een Poolse oud-strijder zal een vertegenwoordiger van de vereniging de uitvaart bijwonen.

 

Bestuursleden , ereleden en sponsors:
Bij het bekend zijn, via een officiële rouwbrief, van het overlijden van een bestuurslid, erelid of sponsor van de vereniging, zal een bloemstuk worden geregeld ter waarde van € 25,--. Een bestuurslid van de vereniging zal de uitvaart bijwonen.

 

Onwetendheid.
Indien de vereniging niet of te laat op de hoogte is van het overlijden van een (ere)lid, Poolse oud-strijder, of echtgenote van een Poolse oud-strijder of sponsor zal geen actie worden ondernomen.
Er kan wel aandacht worden besteed aan het overlijden, via het informatieblad, als de betreffende persoon lid van de vereniging was.


Het bestuur heeft te allen tijde het recht om, in zeer bijzondere gevallen, van de bovenstaande richtlijnen af te wijken.

 

 

20 oktober 2003